Нужны ли нам бумажные документы? Конечно, нужны! Кем является человек без бумажки хорошо известно. Известно также, что документация на новый самолет должна превосходить его по весу в несколько раз, только тогда он будет готов взлететь.
Итак, с одной стороны документы нужны. С другой стороны число документов
растет катастрофически. По данным известной компании Форестер Рисёч количество документов выпускаемых в организации ежегодно удваивается.
Все более сложной становится задача управления ими. Увеличение
количества людей, занимающихся перекладыванием бумаг, ведет к увеличению
ошибок, более длительному, а зачастую и безрезультатному поиску
нужной информации. Где выход? Если выводить все новых работниов в
"бумажные поля" скоро некому будет работать на обычных.
Напрашивается простой вывод: давайте переведем документы в электронный вид!
Но если присмотреться к этому совету более внимательно, то оказывается
не все так просто. Нет, превратить бумажный документ в электронный - это
проще простого: берем сканер и оператора ЭВМ - и, вот - готово, документ
занесен в компьютер. Насладитесь этим мгновением, потому что через
несколько дней напряженной работы вы будете в панике, разбираясь с огромной электронной кучей документов. Если отвлечься от внеших отличий, то работа с
кучей бумаг и их электронными копиями, мало чем отличается: человек должен приложить те же усилия, чтобы, получив задание, найти нужную информацию, прочитать, обдумать, составить, согласовать и размножить документ, внеся свою лепту в общий поток.
«Да, но как же автоматизация одного, второго и третьего?» - скажите вы. Пожалуй, что можно создать островки порядка в общем море документов организации. А как быть с остальной информацией, поступающей из различных источников? Ответ на этот вопрос попыталась дать компания Документум на своей 3-й ежегодной конференции посвященной ее одноименной системе..
Интерес к ней проявило немало предприятий Росавиакосмоса: НПО машиностроения, ГКНПЦ им.Хруничева, Долгопрудненское НПО, другие крупные предприятия отрасли.
Управление документацией крупного промышленного предприятия было рассмотрено на примере Форд Мотор Компани. Это уже не совсем чуждая нам компания, на производство Форд-фокусов в Росси также распространяется корпоративный стандарт по управлению документами.
Среди отечественных предприятий – Энергомаш, оборудование которого поставляется в 1500 районов по всему миру – внедрил 50 рабочих мест Документума.
Среди предприятий, для которых время на обработку содержания документов измеряется долями секунды - Агенство новостей Рейтер (2500 автоматизированных рабочих мест позволяют обрабатывать каждые 0,9 секунды сообщения от 2500 собственных корреспондентов и от 30000 внешних источников). Результат: 11000 статей в день, 2200 журналов на 20-ти языках в 140 странах. Видео 23 часа в день также обрабатывается системой.
Внедрение системы, судя по приведенным примерам, занимает от 6 месяцев (Энергомаш) до 3-х лет (министерство юстиции ЮАР). Уходит оно на то, чтобы описать правила получения, обработки и рассылки документов. Во многих случаях внедрение подобных систем является драйвером организационных преобразований с вводом необходимых правил взаимодействия и ответственностей. Именно это и главная трудность, и один из основных результатов внедрения.
Думаю, нет нужды объяснять, что подход к выработке правил и ответственностей полностью соответствует требованиям международных стандартов серии 9000 (система менеджмента качества). Работы, как вы знаете, на нашем предприятии в этом направлении ведутся, что, в частности, готовит хорошую почву для систем управления содержанием документов.
С. Честин